軽貨物運送会社が利用する電話代行サービスとは(紹介コード適用で初月基本料金5,000円OFF)

更新日:3月2日



今日のテーマは軽貨物運送会社が利用している電話代行サービスのご紹介です。



このブログの結論。fondeskは素晴らしいサービスです

 
  • スタートアップ企業は特に電話代行サービスを利用すべき

  • 電話代行サービスを利用するならfondesk一択

  • 今なら14日間無料でお試し可能

  • 基本料金1万円から初回電話対応とおさらば

  • 電話の連携通知先は7つから選択可能(LINE、Eメール、Slack、Chatwork、Microsoft Teams、Google Chat、LINE WORKS)

  • 紹介コード適用(当サイト限定)で、初月基本料金から5,000円OFF

 


軽貨物運送会社(運送業界特有)が抱える電話対応の悩み

 

荷主・ドライバー・協力会社・応募者などの連絡手段として電話を用いる事が多いです。

しかし、軽貨物運送会社では創業・開業時から、社員雇用をして事務員を雇うのはとてもハードルが高いです。

このため、代表者が電話対応に追われてしまうのが実情です。

弊社も開業当初は常に代表である私が終日電話対応に追われてしまい、

一人コールセンターのような日々だったと記憶してます。

そして、名刺の印象を良くするために固定電話番号を契約し名刺に記載しますが結局は転送設定で私が対応する事になっていました。


こうした日々を送りながら私自身は、まず伝えたいことはこちらで文面にて相手へ伝え、相手にはメモを取らせず、内容はこちらにて伝えた物を見てもらえれば済むようにし、必要であれば電話にて肉付けをしていく方向性に変えていきました。

ですが、軽貨物運送事業においては例外な電話での即答でYes or Noの場合(チャーター便依頼)なども存在しています。

私達が意識している事は、

【電話は常に自分都合でしかなく相手の状況は分からないまま相手の時間を奪う。】

やはり開業当初は自身が配送案件に出ていれば、

1.電話対応により配送は止まる

2.ヒアリング内容をメモに転記

3.折り返し対応or誰かに再度対応依頼

最低でもこの3項目が生じます。

特に私が苦労したのは、「募集対応」です。

やはり応募者として問い合わせを頂いた方への対応は1分でも1秒でも早く相手のタイミングでの対応をマストにしていました。

やはり数ある会社の中からSGに興味を示してくれている訳ですから、時間が開けば開くほど温度は下がると考えていました。

また現在はコロナ禍という状況下でテレワーク制度引いている会社などは出社していない場合、転送電話設定などをしていない限り会社への連絡は確認する方法がありません。

そうしてようやく辿り着いたのが電話代行サービス(fondesk)を利用する事です。

この後に何故良いのかなどは記しますが、電話代行サービスを利用することにより

会話内容が記載された状態で指定したツールでこちらに届きます。

なので、緊急性があるのかセールスなのかはもちろん。

相手型の要望を知り得た状態で折り返し対応ができるのです。


他社に委託してでも利用したい電話代行サービスとは


 

fondeskは電話受付窓口(コールセンター)のシェアサービスです。

現在利用中の電話番号宛の電話をfondeskへ転送設定することで、fondeskの電話受付窓口(コールセンター)が、自社の名前を名乗ってくれて要件を聞いてくれます。その後、『どのような要件で電話があったのか』を予め設定した連携通知先(LINE、Eメール、Slack、Chatwork、Microsoft Teams、Google Chat、LINE WORKSの7つから選択可能)に受電報告してくれるサービスです。

以下の情報を電話受付してくれます。

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・発信者の名前(会社名) ・お名前 ・折返しの希望(希望の場合にはお電話番号)

・簡単なご用件(誰宛かの確認含む)

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弊社の電話番号 03-5837-4585 に電話いただければ、実際のfondeskの対応を確認可能です。

このため、fondeskでは一次取次に特化したサービス内容となっています。

企業ごとに担当者を決めて配置する担当制ではなく、fondeskへ転送された全てのお電話に対しランダムに対応します。

スタートアップ企業でも即導入可能な電話代行の料金体系とは

 

14日間の無料トライアル可能!!


無料トライアル以降

月額基本料金:10,000円(当記事内の紹介リンクから申込で初回決済から5,000円OFF)、月間101件目から1件につき200円の重量料金

※月間100件までの対応含む

 ▼契約期間

最低契約期間:1ヶ月

※契約は1ヶ月ごとの自動更新です。


 ▼対応時間

平日9:00-19:00で有人対応します。

※受付時間帯:平日9:00-19:00の間で、15分単位で転送設定が可能です。

※時間外対応:上記時間外に来た着信は、予め設定した音声メッセージが流れます。

※時間外の着信は、課金対象としてカウントされません。


 ▼対応可能な事

平日9:00-19:00の間、有人対応にて以下の情報を電話受付してくれます。

=====================

  • 発信者の名前(会社名)

  • お名前

  • 折返しの希望(希望の場合にはお電話番号)

  • 簡単なご用件(誰宛かの確認含む)

=====================

その後、予め設定した連携通知先(LINE、Eメール、Slack、Chatwork、Microsoft Teams、Google Chat、LINE WORKSの7つから選択可能)に受電報告してくれます。


 ▼対応できない事

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  • 応対、返答スクリプトの個別カスタマイズ

  • クレーム対応

  • 土日、祝日の有人対応

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 ▼申込に必要なもの(WEB上で完結※書類提出は一切不要)

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  • メールアドレス(マイページのログインIDになります)

  • クレジットカード(支払いはクレカ決済のみ)

  • 転送可能な電話番号(事前に転送可能か確認必須)

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 ▼セットアップの流れ

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  1. ご契約者情報の入力

  2. お支払い方法の設定

  3. 電話の受付設定

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実際にfondesk導入後に感じたスタッフのパフォーマンス効果

 

1番に感じた事は、1日に数十件の電話がある中で受付や事務専属の従業員を雇っているわけではないのでスタッフが取次対応をする時間を割かなくなった事です。

1本の電話に対して平均5分だと捉えても、1日10件電話があれば50分です。また取次内容を連携するのにも5分必要としたとなれば100分は電話応対の一次対応に取られていることになります。

1日の就業時間の中で100分使うのであれば本来のパフォーマンスに100分使えないのは相当大きいです。

これが1日ではなく1ヶ月、1年間と考えたら。。。ゾッとしますよね。

もう一つ

転送電話を設定していても、電話に取れない場合は存在します。

しかし、fondeskを利用することで常に会話のログが残ります。


※稀に以下2つの要因によってお電話対応の制限が発生する場合があります。

①fondeskオペレーター数

②お客様の回線の状況



①fondeskのオペレーター数

fondeskは複数名のオペレーターが全てのお客様のお電話を対応しておりますが、

fondeskへの入電が混み合い、オペレーターが全て埋まってしまった場合、お待ちいただくケースがまれにございます。

その際には「しばらくお待ち下さい」というアナウンスが流れるようになっております。

②お客様の回線の状況

こちらは、御社が現在契約している回線数よりも同時にかかってきた電話の数が多かった場合は、制限が発生いたします。

また、回線を複数ご契約している場合、転送設定が1回線のみの転送なのか、

または複数回線転送する設定なのかによって制限が発生する場合がございます。

この場合、普通のお電話の話し中の際のように、

「ツーツー」とお電話がつながらない状態になることが多いです。



話を戻しますが、fondeskを利用する事で相手側には折り返し対応となり、結果は2回の往復にはなりますが、

一次対応が電話代行サービスで出来ているので、要望は受け取れている状況になり、折り返した際には

『先ほど、電話いただきました。ご用件は?』から開始ではなく、会話のログをもとに内容を把握した状態で折り返し対応ができます。

また、不要な営業電話に対しては折り返し対応をしない事が可能なので、電話時間が削減されます。

fondeskを導入前の電話対応に追われていた社内状況
 

私達が導入するきっかけになったのは、緊急事態宣言に伴う従業員の出社体制です。

コロナ禍での緊急事態宣言に伴い、従業員をテレワーク制度にしなければならいない状況で、事務所に行かなければならない業務を考えた際に電話対応が上がりました。

もちろん自社含め、他企業も同じ状況下な訳ですから相手側も会社への連絡をしても不在となります。

ですがいつ何時どの様な電話がかかってくるかわかり得ません。

セールスなどの電話もあれば、仕事に繋がるキッカケになる電話を落とす訳にはいきません。

その中、先にも書きましたが

スタッフに電話対応のためだけに出社させる訳には行きませんし、その電話対応の時間も本来のパフォーマンスの時間に割いて欲しいと感じていた所で電話代行サービスという存在を知り導入に至りました。

もちろん電話対応だけではなくFAX対応や来社対応など事務所にて対応する必要のある事例はあります。この辺はまた別の機会にてブログにて書きます。



電話代行サービス利用に伴うメリット&デメリット

 

 <メリット>

営業電話をシャットアウトし、通常業務に集中できる。

申込から利用開始までたった10分でセットアップが誰でも簡単。

リモート勤務時に電話番のために出社が不要となるため、コロナ禍に最適。